Anvisningar för regionala FoU-bidrag 2005 - Version 2004-06-23

Denna information är avsedd för dig som hösten 2004 sökte och beviljades medel för kalenderåret 2005.

Bidragens ändamål

Bidragen är avsedda för patientnära forskning och utvecklingsarbete inom det medicinska området, omvårdnad och folkhälso- respektive handikappområdet.

Patientnära forskning utgår från patientmaterial såsom studier av patienters undersökningsresultat, reaktioner på försök och behandling. Undersökningarna kan ingå i projektet eller utgå från uppgifter i befintliga journalmaterial eller register.

Utvecklingsarbete syftar i första hand inte till att finna helt ny kunskap utan strävar mer efter att förbättra redan etablerade metoder. Således kan arbete rörande metod- och produktutveckling och utvärdering av etablerad klinisk praxis samt kunskapsöverföring räknas hit. Däremot ingår inte vanligt arbete med kvalitetsfrågor och löpande klinisk uppföljning.

Resultaten av FoU-projektet skall i stort sett var generaliserbara eller åtminstone transformerbara och kunna användas av andra i en liknande situation. Resultaten skall också kunna publiceras och bidra till en kollektiv kunskapstillväxt.

Avsikten med FoU-projekt stödda med regionala bidrag är inte enbart att utveckla nya metoder och förmedla kunskap om dessa. Ett aktivt deltagande i klinisk forskning och utvecklingsarbete ger en möjlighet till utveckling för personal och i förlängningen av organisationen. Det bidrar också till att stimulera såväl kreativitet som ett kunskapssökande förhållningssätt. Dessutom främjas samarbetet mellan olika vårdenheter i Västra Götalandsregionen.

Behöriga att söka

Projektmedel kan sökas av alla som under 2005 som har sin anställning inom regionorganisationen eller i verksamhet som Västra Götalandsregionen har slutit avtal med för 2005.

Projektledning och samarbete

En ansvarig projektledare skall finnas i varje projekt. Om projektledaren inte är disputerad krävs att en disputerad handledare knyts till projektet. Det skall finnas minst en medsökande.
Verksamhetschefer/motsv. inom vilkas ansvarsområden projektet kommer att bedrivas skall kontrasignera projektledares respektive medsökandes underskrifter för att verifiera att de stöder arbetet. Underskrifter av projektledaren och hans/hennes chef krävs vid ansökningstillfället och underskrifter av medsökande och deras chefer fordras inför utbetalning av beviljade medel.

Projekt som stimulerar samverkan mellan vårdenheter/arbetsställen över de tidigare landstingsgränserna i Västra Götaland prioriteras vid bedömningen. Likaså prioriteras projekt som bidrar till att främja den medicinska utvecklingen och höja kompetensnivån i ett större regionalt sammanhang. Observera att med samverkan menas en aktiv delaktighet i projektets faktiska FoU-arbete vid såväl utformning av projektet som vid utvärdering, analys och publicering av resultaten.

Etisk prövning

Om projektet innefattar forskning som avser människor skall studien godkännas av den regionala etikprövningsnämnden i Göteborg (fr.o.m. 2004-01-01). Det gäller forskning på såväl levande personer som på biologiskt material som kan härledas till enskilda individer samt forskning som innebär hantering av känsliga personuppgifter. Mer information om vilka regler som gäller finns på Regionala etikprövningsnämndens hemsida Informationen kan också nås via hemsidan för Sahlgrenska Akademin.

Andra myndigheter

Sökande bör också överväga om studien fordrar godkännanden av andra myndigheter eller instanser t.ex. från personuppgiftsombud, strålskyddskommitté eller Läkemedelsverket.

Projektmedel

Möjlighet att söka och tid för utnyttjande

Projektmedel skall sökas för ett år i taget och kan beviljas vid högst tre tillfällen, d.v.s. en första ansökan och två ansökningar om fortsatta medel. Medel reserveras således inte för de följande åren utan ansökningar om fortsatt finansiering måste göras.

Högsta belopp som kan sökas vid varje tillfälle är 500 000 kronor.

Beviljade FoU-medel som inte hunnit förbrukas under det avsedda verksamhetsåret, får flyttas över ett årsskifte och även utnyttjas under det efterföljande året. En sådan senareläggning får göras en gång per tilldelat årsanslag. I händelse av särskilda omständigheter, vilka inte kunnat förutses, kan medlen i vissa fall få utnyttjas efter ytterligare ett årsskifte. En ansökan om dispens skall då insändas till FoU-chef Ingemar Månsson

Hur medlen får användas

Utrustning

Projektmedlen får endast användas för projektspecifik utrustning som angivits i kostnadskalkylen i ansökan. De får inte användas för inköp av datorer och annan datorutrustning, ej heller till utrustning som erfordras för den reguljära verksamheten på arbetsplatsen. Om det föreligger särskilda skäl för samutnyttjande mellan reguljär verksamhet och projektet kan projektmedel få utnyttjas efter särskilt medgivande från FoU-chef Ingemar Månsson.

Lönekostnader

När FoU-medel skall användas till lönekostnader gäller att personalen skall ersättas enligt samma villkor som på arbetsplatsen i övrigt. Det gäller såväl vilka som kan ”anställas” som vilken lönenivå som kan bli aktuell. Vid tveksamheter skall kontakt tas med den driftansvariga ledningen på arbetsplatsen, som i detta fall har samma befogenheter som när det gäller den ordinarie verksamheten.

Reskostnader

Reskostnader enligt arbetsställets vanliga regler för tjänsteresor får bekostas av FoU-medel om det är nödvändigt för projektets genomförande och ingår i kostnadskalkylen i ansökan.

Utlandsresor får endast undantagsvis bekostas av de regionala FoU-medlen. Kostnader för att delta i konferenser utomlands förutsätts inte vara aktuella vid det första ansökningstillfället. Om kostnader för utlandsresor anges i ansökan om fortsatta medel, skall det i ansökan också finnas en tydlig motivering till varför projektets genomförande kräver detta.

När medlen är förbrukade

När FoU-medlen är förbrukade eller när det står klart att mer medel inte kommer att förbrukas skall blanketten ”Anmälan att inga ytterligare FoU-medel kommer att förbrukas” sändas till FoU-enheten vid Regionstyrelsens kansli. Observera att detta gäller även om samtliga medel är outnyttjade. Detta för att ansökningarna skall avslutas korrekt i ansökningssystemet och återstående medel kunna komma annan angelägen regional FoU-verksamhet till godo.

Anmälan skall skrivas under av projektledaren och dennes chef. För den projektledare som inte har någon chef (privata vårdgivare med avtal) skall blanketten skrivas under av revisor eller av hälso- och sjukvårdschefen på det lokala hälso- och sjukvårdskansliet.

Rapportering

Projektledaren skall senast under februari månad året efter det att anslaget utnyttjades lämna en rapport om projektets genomförande. För projekt som beviljas medel för 2004 (nya och fortsatta), skall rapporteringen göras i anslutning till det Web-baserade ansökningssystemet.
Rapportering skall göras även om projektet fått avbrytas innan det slutförts.

Projektregister och projektöversikter

Det ingår i projektledarens åtagande att medverka med särskilda sammanfattningar och resultatbeskrivning, när sammanställningar och översikter av det regionala FoU-programmet skall göras.

Utbetalning av beviljat FoU-bidrag för 2005

Bidraget betalas inte ut som en totalsumma. Medel motsvarande totalbeloppet finns reserverade för varje projekt. De skall istället rekvireras efter hand som kostnaderna uppstår i projektet.

För att rekvirera medlen skall projektledaren vända sig till ekonomienheten vid sin arbetsplats och meddela vilka utgifter som avser projektet och som skall täckas av FoU-bidraget.
Ekonomienheten skall:

1. registrera kostnaderna i den ekonomimodul som finns i anslutning till ansökningssystemet för FoU-bidragen
2. fakturera ekonomienheten vid regionstyrelsens kansli motsvarande belopp

Utförliga instruktioner för detta finns i den manual för ekonomer som finns i ansökningssystemet.

För ytterligare upplysningar kring anvisningar och utbetalningsrutiner var god kontakta Birgitta Bryngelsson FoU-enheten vid regionstyrelsens kansli, tel 031-63 06 92, e-post: birgitta.bryngelsson@vgregion.se