Användningsområden och funktioner i projektdatabasen

Användningsområden

• Du gör en enda registrering av ett projekt. Om flera anslagsgivare kräver en projektregistrering använder du den som du redan gjort. Om samma anslagsgivare kräver projektregistrering även nästa gång du söker pengar använder du samma projektregistrering som förra gången (men se efter om någon detalj i den behöver uppdateras).
• Din beskrivning av projektarbetet används för att sprida kunskap till massmedia och lekmän om pågående projekt. Därför ska titel och sammanfattning i projektbeskrivningen skrivas på svenska och facktermer skall i möjligaste mån undvikas.
• Informationen från databasen kan även presentateras på stora TV-skärmar i olika sammanhang. Visningen kopplas till projektdatabasen och kan i offentliga miljöer bläddra mellan projektpresentationer från ett urvalt område. Exempelvis kan alla projekt som pågår på ett sjukhus visas i sjukhusets entréhall.
• Det är svårt att inom en organisation kunna ha ett samlat grepp om vilka projektarbeten som bedrivs och vilka publikationer de leder till. Användandet av projektdatabasen ger möjlighet att i realtid se en sammanställning. Kanske vill er klinik eller organisation ha en webbsida som visar pågående eller slutredovisade projekt hos er? Se Exempel på pågående projekt i Västra Götalandsregionen.
• Du kan själv söka i projektdatabasen för att se om någon annan håller på med projekt inom ditt intresseområde. Kanske kan du hitta en samarbetspartner?
• En del projekt redovisas inte som en vetenskaplig publikation, poster eller som en bok. För en del av dessa kan projektdatabasen fungera som slutlig e-publikation. Exempelvis kan FoU-rapporter publiceras här i sin helhet.

Mer om definitionen av ett avgränsat projekt

Ett formulär fylls i en gång för varje projekt. Det är vanligt att större projekt leder till många skriftliga rapporter/artiklar. Vi kallar de projekten för ramprojekt. Det som avgör om du ska registrera ditt FoU-arbete som ett eller flera projekt beror på om och hur du vill utnyttja projektdatabasens elektroniska loggbok (se separat flik om loggboken). Om du vill använda loggboksfunktionen rekommenderar vi starkt att du gör en separat projektregistrering för varje delprojekt som planeras leda till en enda artikel /rapport (eller till ett fåtal närliggande artiklar /rapporter). Vid en sammanläggningsavhandling ger det dig bra struktur i loggböckerna om du registrerar varje delarbete och ramberättelsen som separata projekt.

Elektronisk Loggbok

Projektdatabasen kommer erbjuda en elektronisk loggbok per projektregistrering (blir klart våren 2011) . Det kostar inget att använda funktionen och givetvis kan man avstå. Om du väljer att använda funktionen styr du som projektledare vilka medarbetare och ev handledare som ska kunna läsa respektive skriva i loggboken. Där finns även diskussionsforum för projektteamet.

Det finns två huvudmotiv till att använda loggbok. Först för att projektteamet ska ha en översikt över vad som gjorts och vilka beslut som fattats. Ett annat motiv för loggbok är att säkerställa vetenskaplig spårbarhet. Om projektet senare ska eftergranskas kan man ge extern granskare läsrättigheter i loggboken.

Om du vill använda loggboksfunktionen rekommenderar vi starkt att du gör en separat projektregistrering för varje delprojekt som planeras leda till en enda artikel /rapport (eller till ett fåtal närliggande artiklar /rapporter). Vid en sammanläggningsavhandling ger det dig bra struktur i loggböckerna om du registrerar varje delarbete och ramberättelsen som separata projekt.

På de flesta universitet finns krav på att alla doktorander ska föra loggbok. Ett annat vanligt krav är att det som skrivs i loggboken skall inte kunna ändras. Loggboken här är konstruerad så att det som skrivs inte går att ändra. Tänk därför på hur du formulerar dig.

Koppling mellan ansökningssystem och denna projektdatabas

Det system som driver portalen FoU i Sverige, och därmed även denna projektdatabas, är samma system som flera anslagsgivare använder som ansökningssystem. Det har diskuterats om man skulle kunna ordna en direktkoppling så att information från en ansökan av projektmedel gjord i det här systemet automatiskt fördes över som en projektbeskrivning i den här projektdatabasen. Tanken är att minska projektledarens arbete. Det finns några skäl till varför det är svårt att förverkliga detta:

• Projektledaren kanske söker pengar från flera olika anslagsgivare där flera av anslagsgivarna använder detta system. Vilka av ansökningarna berör samma projekt och vilka berör olika men närliggande projekt. Detta kan datorn i nuläget inte avgöra på egen hand.
• Olika anslagsgivare lägger fokus på olika slags information kring projektet. Ansökningsformuläret skiljer sig därför åt mellan olika anslagsgivare.
• Ansökningar till anslagsgivare är ofta skrivna för att läsas av personer med expertkunskaper inom forskningsmetodik. Projektdatabasen riktar sig delvis även till befolkningen, politiker och patienter. I projektdatabasen skall titel och sammanfattning skrivas så de kan förstås av lekmän. Dessa delar måste alltså utformas på ett annat sätt jämfört med när du söker pengar.

När frågar detta system efter uppdateringar av din projektbeskrivning?

Nedanstående beskriver en funktion som kopplas in under 2010

Om du anger ett pågående projekt förväntar sig systemet att du uppdaterar informationen åtminstone var 9:e månad. Om du inte gör det kommer systemet att skicka ett e-brev där du ombeds klicka på en länk. Länken i e-brevet slussar dig till en webbsida med din projektbeskrivning där det överst finns två knappar. Klickar du på den ena har du bekräftat att inget behöver ändras. Den andra knappen ger dig möjlighet att logga in och ändra /uppdatera projektinformationen. När du längre fram anger att projektet är avslutat slutar systemet kontrollera om du uppdaterar informationen.