Manual - Granskare
Den här informationen vänder sig till dig som granskar och bedömer ansökningar. Informationen vänder sig alltså inte till den som söker medel från en anslagsgivare.
Översikt över granskningsförfarandet
De flesta ansökningar i systemet genomgår ett granskningsförfarande. Oftast är det fråga om projektmedel. En del anslagsgivare har dessutom ansökningsformulär där man kan söka mindre belopp för exempelvis språkgranskning. Det är vanligt att de här mindre beloppen beslutas direkt utan ett mellanliggande granskningsförfarande. Det här informationen avser ansökningar med granskningsförfarande. De steg som är aktuella vid dessa ansökningar är:
1. Den sökande gör en elektronisk ansökan.
2. Den sökande skickar med vanlig post in en blankett underskriven av den sökande (och ofast även av dennes chef). Den kallas för blankett 1.
3. Administratören bockar för i systemet att blankett 1 inkommit. I detta moment tilldelas ansökan en eller flera granskare och en beslutare. Sistnämnda är oftast en grupp av människor. Först efter att blankett 1 inkommit räknas ansökan som komplett.
4. Om det är en ansökan utan speciell ansökningsperiod skickas den direkt via denna databas fär granskning i samma sekund som administratören bockat för att blankett 1 inkommit. Om ansökan har en avgränsad ansökningsperiod (vanligast) händer inget förrän sista ansökningsdagen passerats. Då skickas ett automatiskt E-postmeddelande till alla utsedda granskare där antalet tilldelade granskningar anges. Endast kompletta ansökningar där administratören bockat för att blankett 1 inkommit räknas med.
5. Du som granskare går in och gör din granskning (för praktiskt tillvägagångsätt se fliken Granskning). Granskningen är nu preliminär, det vill säga om du efterhand ändrar ditt sätt att bedöma kan du gå tillbaka och ändra.
6. När du gjort din granskning klar och inte vill ändra mer, så verkställer du dina preliminära granskningar. Du kan verkställa den preliminära granskningen för enskilda ansökningar eller för alla ansökningar du gjort.
7. Så länge du som granskare har ansökningar där du inte verkställt granskningen så skickas en påminnelse per E-post var 5:e dag där du ser hur många som finns kvar att verkställa. Om administratören efter de första e-breven bockar för i ytterligare ansökningar att blankett 1 inkommit, kan antalet ansökningar som anges i e-brevet öka trots att du verkställt en del granskningar.
8. När alla granskare är klara presenteras ansökningen automatiskt för beslutaren (som kan vara en person eller en grupp).
Under fliken Granskning på denna sida kan du läsa mer specifikt om de olika stegen i granskningsproceduren.
Jäv
Ansökningssystemet ser normalt till att du som är sökande, medsökande eller handledare inte kan bli granskare av en sådan ansökan. Det kan ändå finnas andra jävförhållanden som det elektroniska ansökningssystemet inte kan avgöra. Upplever du dig jävig för en viss ansökan finns som översta valet bland de olika granskningsaspekterna frågan Granskare jävig? Det valet står normalt på Nej. Om du upplever dig jävig ändra till Ja, hoppa över de andra aspekterna och klicka längst ner på knappen lagra bedömning. (OBS! Du ska alltid först skumma igenom alla ansökningar och snarast markera vilka du är jävig på, orsaken är att andra granskare kanke behöver utses).
Regler för jäv
I första hand ska du gå på de jävsregler som anslagsgivaren ger dig. Om du inte fått klara regler kommer här ett förslag:
- Uppenbar jäv är om du är släkt eller vän med sökande, medsökande eller sökandens handledare.
- Ekonomiska intressekonflikter i samband med en ansökan.
- Andra intressekonflikter med berörda forskare eller forskning, t.ex. konkurrenssituationer eller negativa förutfattade meningar om den sökande.
- Om du har haft
omfattande vetenskapligt samarbete
med sökanden kvarstår jäv på obegränsad tid. Exempel på omfattande vetenskapligt samarbete är handledarskap vid doktorandutbildning. - Om du under senaste fem åren varit författare på en publikation där sökanden, medsökande eller handledare också varit författare.
- Om du under senaste fem åren deltagit i ett forskningsprojekt där sökanden, medsökande eller handledare också deltagit.
Enbart anställning på samma klinik bedöms inte utgöra jäv.
Granskning steg för steg
- Läs ansökan.
- Starta bedömningen med att svara på frågan om jäv.
- Ett antal kriterier presenteras med en förutbestämd poängskala. Svara på dessa i tur och ordning.
- Fyll i eventuell kommentar i fritextrutan. Dina poäng lagras permanent men din fritextkommentar raderas när beslut om ansökan fattas. Den sökande kan se en sammanställning av poängen men inte fritextkommentaren. Den sökande kan inte se vilken granskare som har satt vilken poäng. Fritextkommentaren är läsbar när man ska fatta beslut.
- När du är klar klicka längst ner på knappen Spara. De andra två knapparna avbryter din granskning av den aktuella ansökan.
Granskningarna sorteras i diarienummerordning.
Olika granskningsförfarande
De ansökningar du ska granska finns på den här webbplatsen. Du ska läsa ansökningarna och lagra dina bedömningar. Det finns några olika sätt för dig att genomföra din granskning:
1. Läs och bedöm ansökningarna på skärmen online
Detta sätt är snabbast och enklast när du arbetar med dina granskningar och är den handläggning som i första hand rekommenderas. Du är uppkopplad mot Internet och inloggad i systemet. Du skriver in dina bedömningar direkt eller går igenom ansökningarna några i taget då det passar dig. Under menyvalet till vänster Personliga inställningar kan du ställa om typsnitt, bakgrundsfärg, textfärg etc om du vill. De inställningarna kan du lagra så att de finns kvar nästa gång du loggar in.I undantagsfall finns även dessa nedanstående möjligheter:
2. Läs och bedöm dina ansökningar på skärm offline
Detta är sättet för att läsa ansökningarna på din bildskärm utan att under tiden vara uppkopplad mot Internet. Du måste dock vara uppkopplad mot Internet när du hämtar filerna. Du kopplar upp dig mot Internet, loggar in i ansökningsystemet, hämtar ansökningarna som en eller flera filer och lagrar dem på din dator. Granska dem sedan på din bildskärm. Skriv dina bedömningar i en speciell fil som du sparat på din dator. När du är klar sparar du dina bedömningar genom off-line modulen (se under rubrik Off-line granskning). Din administratör måste också utöka din behörighet i systemet till arbete offline.
3. Läs ansökningar som utskrifter - i pappersform. Ge bedömningar online
Skriv ut ansökningarna i pappersform och granska dem. När du är klar går du till ansökningssystemet, loggar in och lägger sedan in dina bedömningar.
Det går att skriva ut ansökan på 2 olika sätt:
- skriv ut ansökan med systemets
skriv ut-knapp
. När denna knapp väljs för skriv ut, kommer sökandens samt alla medarbetares och handledares CV också ut i skrift. - skriv ut ansökan med webb-läsarens
Arkiv
ochSkriv ut
. Ansökan skrivs då ut utan CV.
4. Läsa ansökningarna i pappersform. Ge bedömningar via offline
Skriv ut ansökningarna i pappersform och granska dem. Använd ansökningssystemets off-line modul (se rubrik) för att ta hem en fil där du genom en ordbehandlare skriver in dina bedömningar. När du är klar använder du ansökningssystemets funktion för att spara filen med dina bedömningar i ansökningssystemet.
Online granskning
Så här hittar du dina granskningar
Logga in i ansökningssystemet. I menyn till vänster klicka på Ansökningar och sedan på undermenyn Granskningar. Är du granskare i hos flera anslagsgivare i systemet får du under Granskningar även klicka på anslagsgivarens namn. Du presenteras då för en lista av ansökningar.
Att filtrera ansökningar - översikt
Strax ovan listan av ansökningar att granska finns möjlighet att i en förvalslista göra ett antal val. Förinställt är Ansökningar som du skall granska
och då ser du de ansökningar som du ska granska. Klickar du på nedåtpilen till höger om texten öppnas en rullgardinsmeny med fler val.
Visa alla ansökningar
visar alla ansökningar som du är/har tilldelats som granskare.Visa endast kommande ansökningar
visar ansökningar där du är uppsatt som granskare men något saknas innan du kan börja granska.Ansökningar som du skall granska
visar de ansökningar som du skall granska.Tidigare granskade ansökningar, nu ej aktuella
visar gamla (färdigbeslutade) ansökningar du har granskat tidigare. Kan vara bra om du i framtiden vill gå tillbaka och se hur du egentligen betygsatte en ansökan.Visa endast preliminärgranskade
visar de ansökningar som är preliminärt granskade men där din granskning ännu inte verkställts.Färdiggranskade ansökningar med mina kommentarer
ger dig en översikt över dina färdiga verkställda (men ännu ej beslutade) granskningar. Översikten innehåller titel, del av sammanfattningen, ditt betyg och din eventuella kommentar. För ansökningar som använder konkurrensbedömning (ett verktyg för hantering av stora volymer ansökningar) ses i översiktsvyn längst ner på varje ansökan en knapp som gör att du kan gå tillbaka och ändra din granskning. Du kan ändra fram till det att den gruppdiskussion som föregår det definitiva beslutet har bestämt sig för en rekommendation om bifall eller avslag. Om konkurrensbedömning inte används kan du inte ändra din granskning efter du verkställt den. Den här översikten med dina egna kommentarer är speciellt gjord för att skrivas ut och ta med inför den gemensamma gruppdiskussionen. När du verkställt alla granskningar så skriv ut översikten och ha med dig till gruppdiskussionerna som en kom-ihåg-lapp.
Granskning steg för steg
- Läs ansökan.
- Starta bedömningen med att svara på frågan om jäv.
- Ett antal kriterier presenteras med en förutbestämd poängskala. Svara på dessa i tur och ordning.
- Fyll i eventuell kommentar i fritextrutan. Dina poäng lagras permanent men din fritextkommentar raderas när beslut om ansökan fattas. Den sökande kan se en sammanställning av poängen men inte fritextkommentaren. Fritextkommentaren är läsbar när man ska fatta beslut.
- När du är klar klicka längst ner på knappen Spara. De andra två knapparna avbryter din granskning av den aktuella ansökan.
Verkställ preliminärgranskning
Efter att du granskat en ansökan blir denna Preliminärgranskad
vilket innebär att du kan ändra din granskning om du vill. För att dina granskningspoäng skall följa med till beslutsprocessen måste du verkställa dina granskningar. Om du inte verkställer granskningarna påverkar du inte beslutsprocessen så som avsett.
Det är inte möjligt att ändra en granskning efter att man verkställt den. Det finns dock undantag från detta och det är när ansökan ska konkurrensbedömas elektroniskt, då det beroende på konkurrensbedömningsläge går att ändra en redan verkställd granskning.
Det går att verkställa enskilda granskningar eller alla granskningar i ett moment. Väljer du att verkställa en enskild granskning gör du som om du skulle granska ansökan - klicka på titeln i söklistan, gå till granskningsformuläret som fått en knapp där det står Verkställ granskning
. Klicka på den och granskningen är verkställd.
Verkställ alla granskningar. Klicka på den och du kommer då till en sida där du måste bekräfta att du verkligen vill verkställa alla granskningar. Välj
JAoch granskningarna är verkställda.
Föredragande och vice föredragande
För dig som är granskare innebär det att de ansökningar där man valt att använda föredragandefunktionen så hamnar de aktuella
först i listningen - sedan vice - och sist alla andra ansökningar.
Fritextkommentar
Om du som granskare skrivit en fritextkommentar blir den synlig då man är inloggad som beslutsgrupp vid beslutsmöte. Den visas då anonymt, d v s det syns inte vem som skrev en viss kommentar. När det slutgiltiga beslutet om ansökan är fattat raderas denna kommentar. Den är ett arbetsmaterial.
Tips inför din granskning
Grundtanken är att du som granskare bara behöver gå in i ansökningssystemet när du får ett e-post som säger att du har en eller flera ansökningar att granska
OBS! Navigera i systemet med de knappar och menyer som denna webbplats erbjuder. Använd inte Bakåt
eller Framåt
funktionen i webbläsaren.
Påminnelse E-post
När du har något att granska skickas ett E-post till dig. Där står antalet som just då väntar på din granskning. Där finns även en direkt länk till rätt ingång i ansökningssystemet. Klickar du på den länken kommer du rätt. Så länge du har ansökningar att granska kommer ett nytt e-post var 5:e dag. Efter att första e-post gått ut kanske administratören tilldelar dig fler ansökningar och då kan antalet öka i nästkommande e-post.
Olika anslagsgivare
Det webbaserade ansökningssystemet (Webban) används av olika anslagsgivare. Varje anslagsgivare har en egen ingång i systemet och de olika ingångarna har olika webbadresser. Om du är granskare hos flera anslagsgivare kan du komma åt dina granskningar oavsett vilken väg du gick in. Systemet kan lista alla ansökningar du har att granska först hos den ena anslagsgivaren och sedan hos den andra, och så vidare.
Har du fått ett E-postmeddelande med påminnelse om att du har granskningar att göra så finns en länk i E-postmeddelandet som du kan klicka på. Då kommer du in i den ingång som just nu vill att du skall göra granskningar.
Att logga in
För att kunna granska måste du logga in. Har du problem att logga in så läs vår sida om Problem att logga in?.
Hur får jag mitt lösenord?
När du registrerar dig i systemet första gången går det automatiskt ett e-post till den adress du uppgav som e-post till arbetet. I e-postmeddelandet framgår vilket lösenord du har för att komma in i ansökningssystemet. Detta är ett tillfälligt lösenord och när du loggar in nästa gång uppmanas du att ändra det till ett enklare lösenord som du själv bestämmer.
Glömt lösenordet?
När du loggar in och skall ange lösenordet finns en länk under rutan där lösenordet skall skrivas in. Klickar du på den skickas ett tillfälligt lösenord till din e-postadress. Om det inte kommer har du förmodligen skrivit in din e-post-adress fel. Kontakta då administratören som rättar den felaktiga e-postadressen.
Hitta tillbaka
När du granskar en ansökan kan du klicka på medarbetares eller handledares namn för att få mer information. Under deras namn finns även i tillämpliga fall en separat länk till andra ansökningar där medarbetare eller handledarna är inblandade. Det finns en funktion som innebär att om du klickar på någon av dessa länkar och på så sätt lämnar den ansökan du höll på att granska dyker det upp en ny klickbar knapp som heter tillbaka till ansökan. Oavsett hur långt bort du klickar dig kommer den här knappen att direkt föra dig tillbaka till den ansökan du utgick från.
Läs och bedöm dina ansökningar på skärm offline
Behöver du av någon anledning kunna granska utan att vara uppkopplad till Internet. Möjligheten finns men eftersom online granskning (se ovan) är lättast att lära sig rekommenderar vi att du lär dig det först. När du är bekant med on-line granskning kan du prova offline granskning.
Offline modulen har två behov att ta hänsyn till. För det första ska den fungera oavsett om du använder MacIntosh, Windows eller annat operativsystem. För det andra ska handhavandet vara så enkelt som möjligt. Tyvärr är dessa två önskemål delvis oförenliga. Vi har valt att prioritera att offline ska fungera oavsett Mac eller PC, något som gör handhavandet lite krångligare.
Off-line modulens funktioner
Off-line modulen har två huvudfunktioner:- Packa ihop alla ansökningarna som just du skall granska och servera dem i form av en eller flera filer som du sedan tar hem till din dator. Här finns två olika sätt beroende på hur man vill ha det. Alternativ 1 (som ger bäst översikt) levererar 4 informationsfiler (med själva ansökningarna och personers CV). Alternativ 2 levererar 1 informationsfil.
- Ger dig en fil där du kan skriva in dina bedömningar. Denna filen skall du sedan spara i ansökningssystemet. Systemet läser då filen med dina bedömningar, kontrollerar att allt verkar ok och sedan sparas dina bedömningarna.
När det gäller att se och läsa ansökningarna finns i offline alltså två olika alternativ. När det gäller att genom offline spara dina bedömningar i ansökningssystemet finns bara ett sätt. Alternativ 1 innebär således att du får ta hem 4+1 fil, alternativ 2 att du tar hem 1+1 fil.
Att använda offline funktionen
- Logga in.
- Klicka på menyalternativet "Ansökningar" och därefter på undermenyn "Granska ansökningar". Klickar du där listas ansökningarna du skall granska.
- Om du har ansökningar som skall granskas syns det några knappar uppe i högra hörnet varav två av dem har med offlinearbete att göra. Klicka på knappen med texten hämta offlinefil. Du kommer då till en sida där du kan hämta dina offlinefiler.
- Här väljer du att ladda ner filer enligt endera av de två alternativen. Alternativ 1 är oftast att föredra eftersom det ger dig en bättre översikt när du skall läsa ansökningarna. Spara filerna på din dator. Alla filerna som du tar hem skall sparas i samma mapp/katalog. Enklast kanske är att skapa en mapp direkt på skrivbordet och lägga dem där.
- Du öppnar dem genom att gå till mappen och öppna filen för att läsa ansökningar. I alternativ 1 är det en fil med namnet index.htm. I alternativ 2 är det en fil som heter granska_ansokan_(dagens datum)_(Anslagsgivarens namn)_(Ditt namn).htm
- För att registrera dina bedömningar öppnar du i lämpligt ordbehandlingsprogram en fil som heter granska_offline_(dagens datum)_(Anslagsgivarens namn)_(Ditt namn).rtf. I den filen skall du skriva in dina bedömningar och sedan spara filen. Du kan med fördel samtidigt ha öppen både läsfilen och skrivfilen för dina bedömningar. Oftast har din dator en funktion för att växla mellan två öppna filer (I Windows är det Alt+Tab).
- När du har skrivit in dina bedömningar skall filen med dina bedömningar (den som slutar på .rtf) sparas i ansökningssystemet. Detta gör du genom att logga in, gå till Ansökningar och sedan Granska ansökningar. Du ser nu åter uppe till höger de två knapparna. Klicka nu på knappen spara offlinefil, följ sedan vidare instruktioner. Du får en rapport som talar om huruvida filen med dina bedömningar var ok.
- Dina bedömningar är nu sparade som preliminära granskningar. Du måste sedan verkställa dina granskningar (se ovan).
Skillnaden mellan alternativ 1 och 2 är att i alternativ 1 får du en meny till vänster, en stor ruta till höger för ansökningarna och en mindre ruta till höger för inblandade personers CV. I alternativ 2 hamnar ansökan och CV på ett och samma ställe utan meny. De flesta tycker förmodligen att det är enklare att orientera sig i alternativ 1 jämfört med alternativ 2.
Var medveten om detta i handläggning offline
Det är bra att känna till följande:- Bilagor följer inte med offline. Däremot följer länkar till bilagorna med så om du vill titta på en bilaga kan du direkt klicka i offlinemodulen. Detta kräver precis som på andra webb-platser förstås uppkoppling mot Internet. Saknar du uppkoppling kan du alltså inte läsa bilagorna förrän du kopplat upp dig.
- Vid en elektronisk fortsättningsansökan som hänvisar till en tidigare ansökan så lagras inte den tidigare ansökan offline. För att läsa den måste du koppla upp dig mot Internet.
Vi vet att detta begränsar offlinemodulens användningsområde och att det är en teknisk begränsning. Målsättningen är att längre fram försöka eliminera dessa tillkortakommanden.
3. Att läsa ansökningarna i pappersform
Om du vill skriva ut alla ansökningarna (se nedan om detta) och sedan skriva in dina bedömningar på ett bekvämt sätt kan du hämta hem den enda offlinefilen där du ska skriva in dina bedömningar. Fyll i bedömningarna i den filen och använd sedan funktionen för att spara dessa bedömningar i ansökningssystemet (hur du gör det beskrivs ovan). Glöm inte att slutligen verkstyälla dina bedömningar (kan bara göras online).
Viktigt att veta om offline
När du tar hem offlinefilerna kan de bli stora. De skall innehålla allt i ansökningarna och alla inblandade personers CV. Erfarenheterna hittills säger att informationen i CV är större än informationen i själva ansökningarna. Sammantaget kan det bli flera megabyte information (hos stora anslagsgivare kanske 10-15 MByte). Med modemuppkoppling kan det ta tid att ta hem offlinefilerna. Kanske kan det vara idé att ta hem dem på jobbet och där bränna en CD-skiva som du tar med dit du skall granska offline. Observera att offlinefilerna är personliga för varje granskare. Man kan inte låta en granskare ta hem filerna och bränna flera CD-skivor även för andra granskare. För att kunna skriva in dina bedömningar måste du kopiera åtminstone filen för detta till din dator.
Information- OBS! Offline innebär att ansökningarna sparas på den dator du använder för offlinegranskning. En del av informationen kan vara sekretessskyddad. Det är därför viktigt att du kommer ihåg att radera filerna på din dator efter du är klar.
Mer information
Du hittar mer information om offline i manualen för offlinemodulen.
4. Att skriva ut ansökningar i pappersform
Skriva ut en ansökan i taget på papper?
Det finns en skrivarsymbol med texten skriv ut
upptill höger. Klicka på den och ansökan formatteras för utskrift. Gör du så här får du skriva ut ansökningarna en i taget.
