Loggor rfr
Manual - Granska ansökningar offline

Manual - Granskare - Offline Version 2004-09-28

Denna information beskriver hur du går till väga för att granska ansökningar utan att vara uppkopplad på internet.

Här kan du hitta information om:

Om att granska offline - allmänt

För att kunna granska ansökningar offline behövs en dator som har en webbläsare och ett ordbehandlingsprogram som kan läsa och skriva rtf-format.

I Windows eller Mac finns dessa program oftast med i standardinstalltionen. I unix/linux behöver man installera dessa program separat.

Olika program som kan användas för offlinearbete visas i appendix B.

Först och främst behöver du rättighet att få arbeta offline. Det kan din administratör hjälpa dig med.

När du ska arbeta offline loggar du in i ansökningssystemet som vanligt. Är du osäker på hur du loggar in kan du läsa om hur du skall göra på sidan Problem att logga in?.

Hur gör jag för att … hämta filer till min dator?

till sidans topp
Efter att du loggat in klickar du först på menyalternativet "Ansökningar" och därefter på undermenyn "Granska ansökningar". Är du osäker på hur systemet fungerar ur granskarens synvinkel rekommenderas du läsa igenom manualen för granskare.

Om du har ansökningar som ska granskas och att du har offlinerättighet ser du minst två knappar uppe i högra hörnet som har med offlinearbete att göra. Klicka på knappen med texten "Hämta offlinefil".

Du kommer då till en sida där du kan hämta dina offlinefiler.

Tänk på att inte hämta dessa filer till en dator som obehöriga personer har tillgång till. Om du ändå måste hämta filerna på en sådan dator tänk på att ta bort filen efter dig och tömma "papperskorgen" på datorn. Gör du inte det kan det finnas information kvar på datorn som inte ska vara tillgänglig för alla. Informationen i vissa ansökningar ska absolut inte spridas till allmänheten, och därför ska du som granskare tänka på att vissa ansökningar kräver sekretess. Du som granskare ska ha ett säkerhetstänkande när du har dessa filer lagrade på din dator, som till exempel att du alltid loggar ur innan du går och fikar/äter lunch.

De offlinefiler som kan hämtas är strikt personliga vilket innebär att filen inte kan användas av någon annan granskare. Om någon annan försöker använda din granskningsfil kommer filen inte att accepteras. Denna granskare behöver i sådana fall hämta sin egen offlinefil.

När du ska arbeta offline finns det två alternativa uppsättningar du kan välja mellan. Avsikten är att du som granskare skall kunna välja den variant som passar dig bäst. Observera att du endast behöver använda ett av alternativen, men det blir inget fel om du vill ta hem båda alternativen för att se vilket som passar dig bäst.

Skillnad mellan Alternativ 1 och alternativ 2 är hur ansökningarna visas för dig som granskare. Själva granskningsfilen är exakt lika mellan de två varianterna.

Tänk på att om du börjat att skriva i granskningsfilen — skriv inte över den utan börja med att först överföra det du gjort till ansökningssystemet (se nedan under Hur gör jag för att … överföra bedömningar från min dator till ansökningssystemet?) och sedan hämta granskningsfilen på nytt.

Alternativ 1

Granskningsfilerna i alternativ 1 är fem stycken till antalet. Anledningen till att det är fler filer är att detta alternativ har ett annat upplägg än alternativ 2.

Alternativ 1 använder ramar vilket gör att det på skärmen visas Ansökningar, Index över ansökningar och Personinformation knuten till ansökninger samtidigt. Nackdelen med detta alternativ är att det blir lite krångligare att hämta filerna till din dator.

När du hämtar filerna för alternativ 1 är det lämpligt att lägga alla filer i en egen katalog, så att det blir enkelt att hitta filerna under granskningens gång samt att det blir lätt att ta bort filerna efter avslutat granskningsarbete.

När filen skickas till din dator skickas det också med vad filen skall heta. Vissa webbläsare hanterar tyvärr inte filnamnet korrekt utan filnamnet blir något i stil med "get" eller "get.htm". I alternativ 1 är det viktigt vad filen heter när den sparas på din dator för att det ska fungera korrekt när du läser ansökningarna. Om du råkar ut för det kan du se vad filen ska heta inom parentes på samma rad som hämtningslänken. Skriv in namnet ex "menu.htm" i rutan för filnamn i spara-rutan

Alternativ 2

För alternativ 2 är det endast två filer, en för ansökningarna och en för bedömningen av ansökningarna. I ansökningsfilen finns samma information som i alternativ 1 men istället för att visa informationen i olika ramar finns allt på samma sida vilket gör att du istället hoppar fram och tillbaka med hjälp av länkar på denna sida.

Hämta filer …

När du ska hämta filerna för granskningsarbetet listas dessa upp under respektive alternativ. Varje granskningsfil som ska hämtas är en länk som du kan klicka på (klicka inte innan du först läst nedanstående om att hämta filer… med…).

För att hämta filer från internet så går det till på lite olika sätt beroende på vilken webbläsare och operativsystem du har på den dator du sitter vid när du skall hämta filerna. De vanligaste sätten beskrivs nedan:

Hämta filer … med Mac

MS Internet Explorer
Klicka samtidigt som du håller ner "ctrl"-tangenten. Då får du upp ett antal alternativ. Välj alternativet "Hämta länk…". Det kommer då upp en dialogruta som ger dig möjlighet att välja vilken katalog och filnamn filen skall få.
Mozilla/Netscape
Normalt kan du klicka på länken direkt. Det kommer då fram en ruta där du får välja om du skall spara eller öppna filen. Välj "spara" och klicka på "OK". Då kommer en annan ruta fram där du kan välja var filen skall sparas. Välj mapp och sedan "spara"

Övriga webbläsare fungerar vanligtvis på liknande sätt som ovanstående så försök med något av alternativen ovan.

Hämta filer … med Windows / Unix /Linux

MS Internet Explorer
Högerklicka (klicka med höger musknapp) på fillänken. Då får du upp ett antal alternativ. Välj alternativet "spara mål som…". Det kommer då upp en dialogruta som ger dig möjlighet att välja vilken mapp filen skall sparas i och vilket filnamn filen skall få.
Mozilla/Netscape
Normalt kan du klicka på fillänken direkt. Det kommer då upp en fråga vad du vill göra med filen. Välj "spara". Filen kommer att läggas i default nedladdningsmapp oftast är det på skrivbordet. Alternativt kan du högerklicka (klicka med höger musknapp). Då får du upp ett antal alternativ. Välj alternativet "spara länk som…". Det kommer då upp en dialogruta som ger dig möjlighet att välja vilken mapp filen skall sparas i och vilket filnamn filen skall få.
Opera
Normalt kan du klicka på fillänken direkt. Det kommer då upp en fråga vad du vill göra med filen. Välj "spara". Det kommer då upp en dialogruta som ger dig möjlighet att välja vilken mapp filen skall sparas i och vilket filnamn filen skall få. Alternativt kan du högerklicka (klicka med höger musknapp). Då får du upp ett antal alternativ. Välj alternativet "spara mål som…". Det kommer då upp en dialogruta som ger dig möjlighet att välja vilken mapp filen skall sparas i och vilket filnamn filen skall få. Opera Download Manager visas då i fönstret. Välj sidan med granskningsfilerna för att hämta nästa fil.

Övriga webbläsare fungerar vanligtvis på liknande sätt som ovanstående så försök med något av alternativen ovan.

Hur gör jag för att … se ansökningarna på min dator offline?

till sidans topp
Först behöver du hämta alla filer enligt det alternativ du valt ovan (om du redan gjort det kan du läsa vidare). Kom ihåg var du sparade filerna på hårddisken.

Gå till den mapp där du sparade filerna med filutforskaren.

Eftersom filerna är kodade med vilken typ av program som skall användas när de hämtas, går det normalt att visa ansökningarna direkt genom att dubbelklicka på filen som hämtats och som har samma namn som den översta filen i listan (index.htm (alternativ 1) eller granska_offline…ditt_namn.htm (alternativ 2)).

Om du inte kan öppna filen enligt ovan kan du öppna webbläsaren först. När programmet öppnat skall du först välja "Arkiv" ur menyn och sedan "Öppna fil…" om du har engelska menyer i din ordbehandlare står det förmodligen "Files" och "Open file…" i menyn.

Filen med ansökningarna innehåller inte någon ändringsbar information — därför behöver du inte spara filen innan du stänger webbläsaren.

Hur gör jag för att … ändra och spara bedömningar på min dator offline?

till sidans topp
Först behöver du hämta alla filer enligt det alternativ du valt ovan (om du redan gjort detta kan du läsa vidare). Kom ihåg var du sparade filerna på hårddisken.

Gå till mappen där du sparade filerna med filutforskaren.

Eftersom filerna är kodade med vilken typ av program som ska användas när dom hämtas, går det normalt att öppna bedömningsfilen direkt genom att dubbelklicka på filen som hämtats och som har samma namn som den sista filen i listan. Denna fil har en annorlunda ikon än de andra filerna.

Om du inte kan öppna filen enligt ovan kan du öppna programmet som kan hanterar rtf-filer (ex MS Word). När programmet öppnat skall du först välja "Arkiv" ur menyraden och sedan "Öppna…". Om du har engelska menyer i din ordbehandlare står det förmodligen "Files" och "Open…" i menyn.

I granskningsfilen står det först en instruktion om hur du fyller i fält etc… Efter detta avsnitt börjar granskningsfälten.

Är du osäker på hur systemet fungerar ur granskarens synvinkel rekommenderas du läsa igenom manualen för granskare. Skillnad mellan online- och offline-granskning är endast den att granskningen sparas i en separat fil vid sidan om istället för som i onlineläge där det sker direkt i ansökningssystemet.

Vilka bedömningfält som visas för dig som granskare beror på vilka bedömningskriterier som er anslagsgivare satt upp och som skall bedömas i förhållande till denna ansökan.

Exempel på hur granskning av ansökan kan se ut i offlineläge

I bedömningsfilen finns det ett avsnitt som är knutet till varje ansökan du ska granska. Det kan exempelvis se ut som nedanstående.

DIARIENR-192, Ansökans Titel
Hans Eriksson, e-rixon
Ansökningstyp (ex Projektmedel)

Är du Jävig i förhållande till denna ansökan?
Ja[ ] Nej×
A Närhet till vården (Bedömningskriterium)
?[ ] 0[ ] 1[ ] 2[ ] 3[ ] 4[ ] (Bedömning)
B. Relevans/nytta
?[ ] 0[ ] 1[ ] 2[ ] 3[ ] 4[ ]
C. Samarbetsfrämjande
?[ ] 0[ ] 1[ ] 2[ ] 3[ ] 4[ ]
Granskningskommentar:
(skriv kommentaren mellan hakparenteserna, det går bra att använda radbrytning)
[  ]

Din uppgift som granskare är att först markera om du är jävig eller ej samt vilken bedömning du ger på respektive bedömningskriterium. Detta görs genom att du sätter ett tecken (ex ett "x") mellan klammerparenteserna. Mellanslag (blanksteg) räknas inte så dessa kan stå kvar om du vill.

Du som granskare kan också ge synpunkter på vad du ansett om ansökan ex om vissa saker du uppmärksammat behöver diskuteras vid beslutsmöte. Skriv din kommentar mellan hakparenteserna så kommer den med. Kommentarerna tas sedan automatiskt bort av ansökningssystemet i samband med att beslut verkställs.

Glöm inte att spara denna fil (det gör du under "Arkiv" / "Spara" i ordbehandlarens meny) med jämna mellanrum för att om datorn slutar fungera, förlorar du all information du skrivit i bedömningsfilen sedan du sparade senast.

Hur gör jag för att … överföra bedömningar från min dator till ansökningssystemet?

till sidans topp
Bedömningarna lagras i en rtf-fil som först hämtats (se ovan under Hur gör jag för att … hämta filer till min dator) från ansökningssystemet, ändras av granskaren på dennes dator (se ovan under Hur gör jag för att … ändra och spara bedömningar på min dator offline) och som till slut överförs till ansökningssystemet.

För att kunna överföra bedömningsfilen loggar du först in som vanligt. Efter att du loggat in klickar de först på menyalternativet "Ansökningar" och därefter på undermenyn "Granska ansökningar". Är du osäker på hur systemet fungerar ur granskarens synvinkel rekommenderas att du läser igenom manualen för granskare.

Har du ansökningar som skall granskas syns det två (eller fler) knappar uppe i högra hörnet. Klicka på knappen märkt "Spara offlinefil".

Du kommer då till en sida där du kan spara din offline fil i ansökningssystemet.

Först skall du välja din bedömningsfil som du tidigare hämtat från ansökningssystemet. Klicka på knappen "bläddra…" (eller "Browse…"). Om du valde att spara bedömningsfilen med det namn den hade när du hämtade filen heter den något i stil med "granska_offline_[datum]_[ingång]_[ditt_namn].rtf" där [datum] är den dag du hämtade filen (ex "2004_10_02"), [ingång] är den ingång du skall granska (ex "VGregion"), [ditt_namn] är naturligtvis det namn du har i personkortet. Det skulle då ge ett filnamn som ex ser ut som "granska_offline_2004_10_02_VGregion_Otto_Svensson.rtf" (obs vissa system under Mac kan endast hantera filnamn med 32 bokstäver vilket gör att filnamnet trunkeras). Klicka på filen och välj "OK/Spara/Öppna".

Under valet av fil finns två kryssrutor som kan väljas.
Med den första kan du välja om du vill skriva över tidigare överförda och preliminärgranskade ansökningar. Detta alternativ kan vara bra när du vet att du ändrat din bedömning av tidigare överförda ansökningar.
Den andra kryssrutan ställer in om du skall få mer detaljerad information om hur överföringen gick i rapporten (se nedan).

När du klickar på "Spara fil" skickas din bedömningsfil till ansökningssystemet och tolkas av detsamma. Systemet skriver ut en rapport på hur det gick att tolka filen som skickades ned (hur många ansökningar som blev riktigt överförda och i vilka ansökningar som blev korrekt överförda och eventuellt vad det blev för fel.

Det går bra att överföra filen till ansökningssystemet hur många gånger som helst. De ansökningar som är färdiggranskade kommer inte att påverkas även om de är kvar i bedömningsfilen.

Alla ansökningar som bedömts som färdiggranskade kommer efter överföringen att sättas som preliminärgranskade. För att din granskning av ansökningarna skall räknas med måste du verkställa din granskning. Innan du verkställer granskningen är det bra att du går in och ser på granskningen av några ansökningar så att din granskning ser riktig ut.

För att verkställa granskningen klickar du på menyalternativet "Ansökningar" och därefter på undermenyn "Preliminära granskningar". Då visas en lista med de granskningar som du har granskat men ej verkställt ännu.

Det snabbaste sättet att verkställa sina granskningar är att klicka på knappen "verkställ alla granskningar" och sedan klicka på "JA, Verkställ ALLA…" i den nya skärmbilden som visas.

Läs mer om detta i manualen för granskare då detta moment skall utföras oavsett om du granskat online eller offline för att din granskning skall räknas med.

Appendix A, Snabbguide, instruktioner i korthet

till sidans topp
Här finns en snabbguide till olika moment i offlinearbetet. Om det är första gången du använder funktioner för offlinearbet är det bra om du läser igenom respektive avsnitt innan du utför stegen

Hämta granskningsfiler från ansökningssystemet

till index Appendix A
  1. Logga in i ansökningssystemet
  2. Klicka på menyn Ansökningar
  3. Klicka på menyn Granska ansökningar
  4. Klicka på knappen Hämta offlinefil
  5. Välj om du skall använda alternativ 1 eller alternativ 2
  6. Under respektive alternativ listas ett antal filer: Högerklicka (Mac: ctrl+klick) på filerna, välj spara mål/länk som…
  7. Välj en lämplig mapp och spara filerna med det namn som ges dem.

Får du problem kan du läsa mer om detta ovan

Öppna Granskningsfiler offline

till index Appendix A
  1. Gå till den mapp där du sparade dina offlinefiler.
  2. Dubbelklicka på den fil som har samma filnamn som den första filen i listan när du hämtade filen (index.htm (alternativ 1) eller granska_offline…ditt_namn.htm (alternativ 2)).

Får du problem kan du läsa mer om detta ovan

Ändra och spara bedömning offline

till index Appendix A
  1. Gå till den mapp där du sparade dina offlinefiler.
  2. Dubbelklicka på den fil som har samma filnamn som den sista filen i listan när du hämtade filen (granska_offline…ditt_namn.rtf).
  3. Ändra bedömningar och kommentarer.
  4. Spara filen innan du avslutar ordbehandlaren.

Får du problem kan du läsa mer om detta ovan

Överför bedömning till ansökningsystem

till index Appendix A
  1. Logga in i ansökningssystemet
  2. Klicka på menyn Ansökningar
  3. Klicka på menyn Granska ansökningar
  4. Klicka på knappen Spara offlinefil
  5. På skärmen visas ett formulär där du kan välja en fil för nerladdning
  6. Klicka på Bläddra… / Browse…
  7. Gå till den mapp där du sparade dina offlinefiler.
  8. Klicka på den fil som har samma filnamn som den sista filen i listan när du hämtade filen (granska_offline…ditt_namn.rtf).
  9. Klicka på OK / Spara / Öppna
  10. Välj om du vill skriva över tidigare granskade ansökningar
  11. Välj om du vill få en utförligare rapport
  12. Klicka på Spara fil

Får du problem kan du läsa mer om detta ovan

Verkställ granskning

till index Appendix A
  1. Logga in i ansökningssystemet (om du inte är inloggad)
  2. Klicka på menyn Ansökningar
  3. Klicka på menyn Preliminära Granskningar
  4. Klicka på knappen verkställ alla granskningar
  5. Klicka på JA, Verkställ ALLA… i den nya skärmbilden som visas.

Appendix B, Program för offlinearbete

till sidans topp
Här kan du se vilka programkombinationer som fungerar under respektive operativsystem

Macintosh

till index Appendix B

Webbläsareför Mac

Ordbehandlare för Mac

Unix/Linux

till index Appendix B

Det finns inga lämpliga alternativ för att läsa och skriva rtf-filer när du surfar i terminalläge (utan Xwindows). Du kan välja att granska offline enligt nedanstående eller du kan välja att granska ansökningarna online med textbaserad webbläsare (ex Lynx).

Webbläsare för Unix/Linux med Xwindows

Ordbehandlare för Unix/Linux med XWindows

Windows

till index Appendix B

Webbläsare för Windows

Ordbehandlare för Windows

Acronyms
rtf = Rich Text Format, Format som de flesta ordbehandlare kan hantera
Word explanations
mapp = även kallad katalog
dubbelklicka = att med snabb följd klicka två gånger med musknappen
ikon = liten bild som visas i filutforskaren för att lättare känna igen vilken typ av program som denna fil använder
PublishedDocument information: Manual - Granska ansökningar offline | Last modified: 2007-01-18 by Eva K Almqvist
Manual - Granska ansökningar offline, från Regionala forskningsrådet i Uppsala- och Örebroregionen
http://www.fou.nu/is/rfr/document/46