Researchweb.org - ett webbaserat ansökningssystem

Forsknings- och Utvecklingsenheten i Primärvården/Folktandvården Södra Älvsborg ansvarar för den löpande driften av Researchweb.org. Ansökningssystemet används av flera anslagsgivare. Här ger vi en information om hur systemet fungerar.

Beskrivning av ansökningsprocess i Researchweb.org

Här följer en beskrivning av ansökningsförfarandet på det vanligaste sättet för flesta anslagsgivare i systemet. Punkt 1-8 nedan är ungefär detsamma för alla anslagsgivare. Resterande punkter kan skilja beroende på om de använder systemets rekvisitionsmodul eller inte.

1. Ansökan görs. Den som vill ansöka om medel loggar in, väljer ett ansökningsformulär och fyller i det. Nästan alla anslagsgivare har flera olika ansökningsformulär för olika ändamål. Det går bra att använda klippa och klistra om man vill återanvända text som man skrivit i exempelvis Word. När den sökande är klar klickar han/hon längst ner i formuläret på Spara och Fortsätt ansökan.
2. Nästa moment är korrekturläsningen. När den sökande är klar klickar han/hon längst ner i formuläret på Spara och Fortsätt ansökan. Om systemet hittar felaktigheter i ansökan slussas den sökande tillbaka till formuläret där felen visas med en röd pil och en kommentar. Där kan den sökande rätta misstag och sedan åter klicka på Spara och Fortsätt ansökan. När systemet godkänner ansökan så kommer man till korrekturläsningen. Därifrån kan man gå tillbaka och ändra om så behövs. När den sökande är nöjd med sina formuleringar klickar han/hon längst ner på knappen Slutför. För ansökningar med avgränsade ansökningsperioder gäller att den sökande kan gå tillbaka och ändra i ansökan fram till och med sista ansökningsdag.
3. Nu ska den sökande bekräfta att den gjort ansökan. Efter att den sökande klickat på Slutför presenteras automatiskt för en blankett (kallas blankett 1) som ska skrivas ut. Denna pappersblankett är bärare av namnunderskrifter. Anslagsgivaren bestämmer vilka namnunderskrifter men vanligt är den sökande och sökandens närmaste chef. En del anslagsgivare vill även att medarbetare och/eller handlerade skriver på. Den sökande ser till att blankett 1 blir undertecknad och inskickad till anslagsgivaren. Det står upptill höger på blanketten vart den ska skickas.
4. När blankett 1 inkommer bockar anslagsgivarens administratör för i systemet att den inkommit. Den sökande får då automatiskt ett e-brev som talar om att blankett 1 inkommit. Om inte administratören reagerar på vissa formaliakrav som anslagsgivaren satt upp. I systemet kallas dessa kontrollpunkter som administratören skall bocka av. Ansökan är nu komplett och går vidare i handläggningen.
5. Om man vill att ansökan skall genomgå granskning av enskilda granskare så skall administratören ange vilka dessa är. Ansökningen presenteras sedan automatiskt för dessa. Normalt sker granskningen on-line men om granskarna vill finns en off-line modul att tillgå. Granskarna tar ställning till ett antal granskningskriterier där varje anslagsgivare har sina egna kriterier. När samtliga granskare är färdiga går ansökan vidare i processen. Vissa anslagsgivare låter systemet automatiskt via e-brev meddela att den individuella granskningen nu är klar och att mer information kommer så snart beslutsprocessen är klar.
6. Mindre anslagsgivare låter ofta ansökan genomgå granskning av enskilda granskare och därefter går ansökningarna till ett beslutsmöte där man med internetansluten dator, projektor och duk i tur och ordning tittar på varje enskild ansökan. Detta är opraktiskt för större anslagsgivare som hanterar hundratals ansökningar i samma ansökningsomgång. För dessa anslagsgivare finns även möjlighet att före beslut använda en konkurrensbedömning. Det innebär att efter den enskilda granskningen tittar någon eller några på varje ansökan och det betyg som de enskilda granskarna gett den. De väger samman detta till ett förslag om bifall, avslag eller svårbedömd. Vidare kan man i gruppen påverka vilket belopp en ansökan rimligen skall anses kunna söka. Man kan justera det betyg den enskilda granskningen lett fram till. Man kan ha flera parallella konkurrensbedömningsgrupper som sedan leder fram till ett gemensamt beslutsmöte. Det finns möjlighet att granska om de ansökningar där konkurrensbedömningsgruppen anger svårbedömd.
7. Efter granskning (och konkurrensbedömning om man använder det) kommer beslutsmötet. Här finns två principiellt olika vägar att gå. Den enklare, som lämpar sig för de som hanterar färre ansökningar, innebär att man i tur och ordning går igenom varje ansökan och fattar beslut. Den andra mer avancerade modellen är en fortsättning på konkurrensbedömningen. Alla konkurrensbedömda ansökningar presenteras vid ett sådant beslutsmöte. Man brukar börja med att fatta beslut om avslag där ledamöterna i den föregående konkurrensbedömningen enats om ett sådant förslag. Därefter diskuterar man varje ansökan där konkurrensbedömningen landat i att denna ansökan är svårbedömd. Förslaget svårbedömd omvandlas sedan till avslag eller bifall. Nästa steg i denna mer avancerade beslutsprocess är att sortera ansökningarna efter det betyg den enskilda granskningen gett. Man tittar sedan på de där konkurrensbedömningsgruppen har förslag om bifall men som fått lägst poäng. Här tycker ibland beslutsgruppen att de vill ändra ett bifall till avslag. När man gått igenom 3-5 i rad där beslutsgruppen gemensamt rekommenderar bifall anses övriga med förslaget bifall vara ok. Man använder sedan en speciell modul som utifrån vissa parametrar och tillgängligt belopp ger ett utdelningsförslag till varje ansökan. Man kan här avgöra hur stor roll de enskilda granskarnas betygsättning (och konkurrensbedömningsgruppens justering) av ansökan skall spela. Här brukar man under pågående beslutsmöte prova alternativa inställningar av de olika parametrarna. Resultatet presenteras såväl grafiskt som med siffror. När man är nöjd ber man systemet göra ett preliminärt beslut. När man använder fördelningsmodulen (som kräver att föregående konkurrensbedömning är gjord) kan man i ett moment besluta om hur många ansökningar som helst.
8. Processen har nu lett fram till ett antal preliminära beslut. Nästa moment är att verkställa preliminära beslut. När detta görs får den sökande automatiskt ett e-brev med information om beslutet och vad han/hon skall göra härnäst.
9. De flesta anslagsgivare vill i det här läget att den sökande skall skicka in en försäkran/avtal om att rekvirerade medel använda till det som beskrevs i ansökan. I det e-brev som gick ut och informerade om att medel beviljats finns en länk till en försäkran/avtal (kallas i systemet blankett 2) som skall skrivas ut, undertecknas och skickas in.
10. När blankett 2 inkommer bockar anslagsgivarens administratör för att den inkommit. Samtidigt anger administratören vilken ekonomienhet (vilka ekonomer) som får rekvirera medel och varifrån (överordnad ekonomienhet) medlen skall rekvireras.
11. Den sökande får nu automatiskt ett nytt e-brev som ger nya instruktioner om vad som förväntas av den sökande. Samtidigt har ekonomer på rekvirerande sidan och överordnade ekonomer fått upp den beviljade ansökan på sina listor.
12. Medel kan nu rekvireras. Här finns två modeller. De flesta anslagsgivare vill att medel rekvireras löpande (oftast månadsvis) allteftersom utgifter upstår. En del anslagsgivare önskar att sökandes ekonom rekvirerar hela beloppet direkt. Ansökningssystemet kopplar ihop rekvirerande ekonomer med de ekonomer som skall betala ut medel. Systemet styr så att rekvirerande ekonom inte av misstag kan rekvirera för mycket medel. Ansökningssystemet ger hela tiden den sökande, inblandade ekonomer och anslagsgivaren relevant information om hur rekvisitionsprocessen dels för varje ansökan och dels totalt. Det bör nämnas att denna modul är en rekvisitionsmodul och inte ett bokföringsprogram. Rekvisitionsmodulen levererar automatiskt varje intervall (oftast månadsvis) ett rekvisitionsunderlag/fakturaunderlag som blir underlaget för en vanlig rekvisition/faktura.
13. När inga mer medel kommer att rekvireras förväntas den sökande skicka in en ekonomisk slutredovisning (kallas blankett 3).
14. När blankett 3 inkommer bockar anslagsgivarens administratör för att den inkommit. Systemet slutar då påminna den sökande via e-brev att inkomma med blankett 3. Den sökande får automatiskt ett avslutande e-brev som berättar att blankett 3 inkommit. Det finns längst ner i ansökningsformuläret ett utrymme där en rapport av mer vetenskaplig / innehållsmässig natur kan göras. Den sökande uppmanas i detta sista e-brev att gå tillbaka till sin ansökan och fylla i detta.

Under Hjälp- och service i vänstermenyn beskrivs ovanstående process mer i detalj.

Manual för textformatering och rapporter

Bilagor

FlodesschemaAnsokninsprocess.pdf

Flödesschema ansökningsprocessen.
Filstorlek: 59 kB