Nedan finns en lista med de vanligaste frågor som rör FORSS. Mer information om FORSS principer och villkor finns i FORSS bestämmelser. För generella frågor om ansökningssystemet hänvisas till manualen för sökande som finns i menyn under "Hjälp och Manualer".

Frågorna finns under följande rubriker:

• Allmänt
• Personkort och CV
• Ansökan till FORSS:

• Krav för ansökan
• Handledare och medarbetare
• Projektbudget och äskade medel
• Efter att ansökan är inskickad elektronisk
• Beslut

• Blankett 1 - underskrifter
• Blankett 2 - ta beviljade medel i anspråk
• Blankett 3 - slutredovisning av medel

Allmänt

FORSS på engelska?

Medical Research Council of Southeast Sweden

Personkort och CV

Personkort

Måste jag skapa ett nytt personkort för varje ansökan till FORSS?

Nej, ett personkort skapar du en gång och gäller sedan i hela ansökningssystemet. Detta innebär att du inte heller ska lägga upp ett nytt personkort när du söker anslag hos en annan anslagsgivare som använder sig av samma ansökningssystem, t.ex. Landstinget i Östergötland eller Landstinget i Jönköpings län.

Om jag söker på mitt namn kommer inte mitt personkort upp. Lägger jag sedan upp ett nytt personkort får jag felmeddelandet att ett personkort finns redan. Hur gör jag?

Ditt personkort har inte uppdaterats/bekräftats i tid och ligger i systemets papperskorg. Kontakta administratören på FORSS kansli för att aktivera ditt personkort.

CV

Ska alla medarbetare skriva in sitt CV?

FORSS kräver att ett CV är inlagd för huvudsökande, handledare och personer med specialistkompetens i projektet. För bedömning av kompetensen i hela projektgruppen är det dock önskvärt att så många av medsökande som möjligt har skrivit in sitt CV.

Jag har inga akademiska meriter. Måste jag skriva in något i mitt CV?

Ja, även andra meriter än akademiska som är viktiga för genomförandet av projektet är intressanta för FORSS. Tomma CV rutor tolkas dessutom som att det formella kravet på inlagt CV inte är uppfylld och kan därmed leda till avslag av formella skäl.

Knappen CV syns inte när jag ska lägga in mitt CV.

Vid användning av vissa webbläsare syns inte knappen ändra CV. Rör i så fall muspekaren mellan knappraderna mot menyraden till vänster och klicka när "handen" och texten "ändra CV" visas. Kontakta administratören om du behöver hjälp.

Ansökan till FORSS

Vid de olika fält i ansökningsformulären finns ikoner med frågetecken. Klicka på ikonerna för instruktioner och hjälp vid ifyllandet av formuläret.

FORSS krav

Vilka krav har FORSS vid ansökan om forskningsmedel?

• Huvudsökande är anställd inom något av FORSS regionens landsting, vid Linköpings universitet, vid Linnéuniversiet eller Hälsohögskolan i Jönköping
• Minst en av sökande är anställd inom något av FORSS regionens landsting
• Samarbetspartners inom minst två av regionens län
• Minst en av sökande är forskarutbildad (oftast handledare)
• CV för huvudsökande och handledare finns inlagda
• Kompletta personuppgifter finns för varje medarbetare i personkortet
• Ansökan till etiknämnden har skickats in eller kommer att skickas in

Vid tidigare beviljade medel eller fortsättningsansökan:

• Tidigare beviljade medel har till stor del rekvirerats eller en beskrivning av hur resterande medel kommer att utnyttjas finns
• Åtminstone lägesrapport över hittills genomfört arbete har lämnats

FORSS har krav på regionalt samarbete. Räcker det med att min handledare är anställd i ett annat län?

Nej, samarbetsrelation handledare/projektledare bedöms ej som samarbete mellan 2 enheter.

FORSS har krav på etikprövning. Mitt projekt behöver ingen etikprövning enligt lag. Ska jag ändå lämna i en etikansökan?

I de undantagsfall då projektet enligt sökandens bedömning faller utanför etikprövningslagens tillämpningsområde ska detta motiveras och diskuteras tydligt i ansökan.

En ansökan till etiknämnden kostar 16 tkr då det enligt FORSS krav på regionalt samarbete är fler huvudmän inblandade. Kan jag söka medel för etikprövning i FORSS?

Ja, medel för etikprövning kan äskas som en budgetpost vid ansökan om FORSS anslag under förutsättning att det avser etikprövning för aktuellt projekt och etikgodkännande inte är äldre än två år.

Måste etikprövning vara klart innan jag kan söka medel från FORSS?

Nej, du kan vänta med att skicka in ansökan om etikprövning tills du har fått besked från FORSS. Du kan dock inte rekvirera beviljade FORSS-medel innan etiknämnden har godkänt ansökan. Ifall FORSS beviljar projektet medel och etikprövningsnämnden avslår ansökan ersätter FORSS enbart kostnader för etikprövning.

Handledare och medarbetare

Min medarbetare har inget personkort. Måste personen själv lägga upp ett personkort eller kan jag göra det?

Nej, du kan lägga upp ett personkort åt den personen om du känner till följande obligatoriska personuppgifter: Förnamn, Efternamn, Arbetsplats och eventuell avdelning, e-post, Examen, Akademisk grad, Arbetsgivarkategori och Tjänstetitel. Däremot måste CV alltid läggas in av personen själv.

Jag har beskrivit rollerna mina medarbetare har i projektet. Måste jag lägga till (klicka in) dem i ansökan också?

Ja, bara genom att "klicka in" personer i ansökan blir de, enligt FORSS, medarbetare i projektet. Länken som då skapas till personkort gör att FORSS kan göra en egen bedömning av resp. medarbetare. Dessutom får medarbetarna behörighet till att läsa ansökan.

Kan mina handledare och medarbetare läsa och ändra i ansökan?

De handledare och medarbetare som har lagts till i ansökan genom en länk till deras personkort har fått behörighet att läsa ansökan. De kan dock inte ändra i ansökan vilket är en säkerhetsåtgärd i systemet för att inte kunna radera någon annans arbete. Man kan dock spara ansökan och skicka runt den som text- eller wordfil.

Hur kan jag spara ansökan eller blanketter på min egen dator?

Klicka på "skriv ut". Ansökan/blanketten visas utan menyrader till vänster. Avbryt utskriften (stäng utskriftsfönster). Klicka på "arkiv" och sedan "spara som". Ansökan sparas då i .html-format, men även andra format kan väljas. Filen kan nu skickas runt till medarbetarna som bifogad fil i e-post.

Länka till tidigare ansökningar

Vilka ansökningar ska länkas?

När man söker fortsättningsanslag (sökbart belopp 500 tkr), oavsett vilken gång i ordningen, ska man alltid länka tillbaka till originalansökan. Med originalansökan menas första gången ansökan om projektbidrag (sökbart belopp 500 tkr) inkom till FORSS. Övriga ansökningar (ex startbidrag) ska inte länkas ihop med fortsättningsanslagen. Däremot är det bra om man i sin ansökan skriver att projektet initialt finansierats med startbidrag och anger FORSS-numret.

Kan jag som ny projektledare länka min ansökan till tidigare gjorda ansökningar?

Nej, sökande kan inte själva länka ihop ansökningar mellan olika projektledare. Men eftersom ett projekt kan behöva byta projektledare under projektets levnad, ser FORSS gärna att projektledarna tar (skriftlig) kontakt med kansliet, så kan kansliet hjälpa till med att lösa problemet.

Projektbudget och äskade medel

Vad är skillnaden mellan totala projektbudget och äskade medel?

Under projektbudget beskrivs alla kostnader för hela projektet under alla år projektet pågår. Under äskade medel anges den del av de kostnader i projektet man önskar få anslag från FORSS för under kommande år. Projektbudget fylls i enbart i den första ansökan (originalansökan) om anslag från FORSS, medan äskade medel återkommer i varje ansökan till FORSS och avser då ett år i taget.

Vilka kostnader kan jag inte äska medel för från FORSS?

• Ej sådan utrustning som skall användas i den ordinarie verksamheten på arbetsplatsen.
• Anslag för datautrustning beviljas INTE medan däremot kan anslag för speciella datorprogram som erfordras för projektet beviljas.
• Lönemedel till disputerade universitets- och högskoleanställda
• Rena litteraturstudier

Kan man söka lönemedel från FORSS?

Ja, dock enbart för namngivna medarbetare. OBS! Lönemedel för disputerade universitets- och högskoleanställda kan ej sökas ifrån FORSS.

Kan man söka lönemedel för doktorander från FORSS?

Ja, lönemedel kan sökas för både registrerade och presumtiva doktorander. Doktoranden måste tydligt namnges i ansökan/äskandeposten och ha ett personkort kopplat till ansökan.

Kan man söka retroaktivt för kostnader såsom etikprövning eller löner?

Nej, FORSS beviljar inga kostnader retroaktivt.

Efter att ansökan är inskickad elektronisk

Jag har skickat in min ansökan elektroniskt. Kan jag fortfarande ändra i ansökan?

Ja, du kan ändra i din ansökan till och med sista ansökningsdatum.

Kan man skicka in fler än en ansökan till FORSS?

Ja. Rent tekniskt måste du dock slutföra den första ansökan innan du kan påbörja nästa ansökan till FORSS. Såväl ansökan 1 som ansökan 2 kan ändras till och med sista ansökningsdag.

Beslut

När och hur får man besked om ansökan har beviljats medel eller ej?

Senast 15 december efter höstomgången (sista ansökningsdag 1 oktober), senast 15 juni efter våromgången (sista ansökningsdag 1 april)

Kan man överklaga beslut i FORSS?

Nej, det finns inga möjligheter till överklagande i FORSS. Däremot kan man få be om ett förtydligande av beslut. En sådan förfrågan ska ske skriftlig (via e-post) och skickas till FORSS kansli.

Blankett 1 - underskrifter

När ska blankett 1 med underskrifter vara inskickad?

Senast två veckor efter sista ansökningsdatum.

Vem ska signera blankett 1?

Huvudsökande får tillgång till blankett 1 när ansökan är slutförd. Det är sedan huvudsökande, alla medarbetare samt huvudsökandes chef som ska signera blankett 1.

Mina medarbetare är spridda över regionen och blanketten hinner aldrig skickas runt på en vecka. Hur gör jag?

Du kan spara blanketten på din dator (se ovan under frågan "Hur sparar jag ansökan/blankett på min egen dator") och skicka den sedan via e-post till dina medarbetare. Var och en kan sedan skriva ut blanketten, underteckna och skicka direkt till FORSS kansli. Underskrifter behöver alltså inte vara samlade på ett och samma papper.

En av mina medarbetare är bortrest en längre period och kan därför inte underteckna. Hur gör jag?

Skicka en kopia av blanketten till berörd person och be denna att underteckna och skicka in underskriften så snart det är möjligt. Skicka in de övriga medarbetarnas underskrifter. Följden av att inte alla underskrifter har inkommit till FORSS kansli är att ifall medel beviljas kan de inte rekvireras förrän allas underskrifter har inkommit.

Blankett 2 - ta beviljade medel i anspråk

Vad ska jag göra för att få tillgång till de medel jag beviljades av FORSS?

Fyll i blankett 2
bifoga en kopia på etikprövning, om inte diarienummer har angivits tidigare i ansökan

Jag har skickat in blankett 2 för länge sedan men ekonomen har inte fått tillgång till medlen. Vad kan det bero på?

I de flesta fall saknas kopia på etikprövning på FORSS kansli.

Blankett 3 - slutredovisning av medel

Jag har fått påminnelse om slutredovisning av mitt projekt. Projektet fortsätter dock med hjälp av fortsättningsanslag. Ska jag skicka in blankett 3 ändå?

Ja, du ska skicka in blankett 3 när beviljade medlen för den ansökan har rekirerats och lägesrapport har lämnats i originalansökan. Du slipper då fler påminnelser och ansökan försvinner från ekonomens lista. Även efter det kan du komma åt ansökan för att uppdatera läges- eller slutrapport.

Jag har fått påminnelse att dispositionstiden av beviljade medel går ut inom kort. Kan jag förlänga dispositionstiden?

Ja, du kan förlänga dispositionstiden maximalt två gånger ett år i taget för en ansökan. Förfrågan om förlängning ska lämnas skriftligt (via e-post) till FORSS kansli med angivande av anledning till önskad förlängning.